Anmälan av regelöverträdelser

Vilka regelöverträdelser ska anmälas?

Anslutna företag är enligt Swedsecs regelverk skyldiga att snarast skriftligen anmäla licenshavares regelöverträdelser till oss om det finns skäl att anta att överträdelsen kan leda till disciplinpåföljd, det vill säga återkallelse, varning eller erinran. Om en licenshavare har begått brott utanför tjänsten eller agerat på ett sätt som innebär att licenshavaren inte anses vara lämplig att ha licens ska detta också anmälas.

Överträdelsen ska kunna leda till disciplinpåföljd

En regelöverträdelse ska anmälas om det finns skäl att anta att överträdelsen kan leda till disciplinpåföljd, vilket ibland kan vara svårt att avgöra. På sidan sök beslut hittar du alla avgjorda ärenden från Swedsecs disciplinnämnd. Sidan har en sökfunktion för att underlätta för dig som har till uppgift att anmäla disciplinärenden till Swedsec.

Anmäl regelöverträdelse i all verksamhet

Regelöverträdelser som sker i all den verksamhet som licenshavaren sysslar med ska anmälas, även verksamhet som inte omfattas av det licenspliktiga området.

Anknutet ombud

Det anslutna företagets skyldighet gäller på samma sätt för regelöverträdelse av licenshavare hos anknutet ombud, före detta anknutet ombud/anknuten försäkringsförmedlare och vissa uppdragstagare.

Hur görs en anmälan?

Swedsec använder sig av den digitala plattformen Admincontrol för att kommunicera handlingar i disciplinärenden.

När det anslutna företaget upptäckt en regelöverträdelse bör företaget först kontrollera om regelöverträdelsen har ägt rum när den anställde var licenshavare. Har överträdelsen ägt rum när personen inte var licenshavare ska ingen anmälan skickas till oss, eftersom licenshavaren inte stod under vårt regelverk vid den tidpunkten. När det är fråga om brott kan överträdelsen dock prövas av Swedsec.

Så här gör företaget en anmälan:

Anmälan om regelöverträdelser sker i två steg. Först sker registrering i Admincontrol, i steg två laddas anmälan och bilagor upp direkt i ärendet i Admincontrol. Företaget skickar först en e-post till disciplin@swedsec.se. Av företagets e-post ska följande framgå:

• Vilket företag som gör anmälan.
• Kontaktpersonens namn, e-postadress och mobilnummer (behövs för registrering i Admincontrol).

Swedsec kommer att lägga upp ett ärende i Admincontrol och därefter bjuda in kontaktpersonen att registrera sig i Admincontrol. Registreringsinbjudan skickas med e-post via Admincontrol till den e-postadress som kontaktpersonen angett. Observera att vi lägger upp ärenden och skickar inbjudan manuellt och att det därför kan ta någon dag innan inbjudan kommer.

Efter registrering laddar kontaktpersonen upp anmälan och eventuella bilagor i Admincontrol; samtliga dokument i anmälan direkt i ärendet.

Om en kontaktperson tidigare gjort en anmälan till Swedsec i Admincontrol behöver denne inte registrera sig på nytt. Swedsec kommer då att skicka en länk till ärendet.

Manual Admincontrol för företag

Vad ska anmälan innehålla?

Uppgifter om licenshavaren

En anmälan ska innehålla uppgifter om licenshavaren med personnummer, befattning eller arbetsuppgifter och fullständig adress.

Flera licenshavare

Om det är fråga om flera licenshavare som begått regelöverträdelser ska det upprättas en anmälan för respektive licenshavare. Skälet är att anmälan kommuniceras med varje licenshavare och ska då endast röra det egna disciplinärendet och inte kollegornas. Andra licenshavares eventuella regelöverträdelser omfattas av sekretess hos Swedsec.

Noggrann beskrivning av ärendet

För en skyndsam hantering är det viktigt att anmälan är så fullständig och precis som möjligt. Anmälan ska innehålla en noggrann beskrivning av de händelser som utlöst anmälan, samt uppgift om när överträdelsen ägde rum och hur den upptäcktes. Har det gått lång tid sedan överträdelsen ägde rum ska det även anges när överträdelsen upptäcktes.

Interna regler

Om det anslutna företaget i sin anmälan åberopat överträdelser av interna regler ska dessa regler, eller relevanta utdrag ur dessa, bifogas anmälan (om möjligt på svenska). Om utdrag lämnas in ska det framgå från vilka regler utdraget kommer och uppgifter om när dessa regler antagits. När det har betydelse ska även information lämnas om hur och när licenshavaren fick del av de interna reglerna. Det ska framgå vilken eller vilka regler som licenshavaren brutit mot.

Annan skriftlig bevisning

Även annan skriftlig bevisning ska bifogas anmälan, exempelvis: Sekretessförbindelse undertecknad av licenshavaren. Bekräftelse undertecknad av licenshavaren om att denne underrättats om att den anställde omfattas av företagets regler om anställdas egna affärer. Avidentifierad rådgivningsdokumentation där åberopade brister framgår. Utskrift av telefonsamtal. Skriftlig påminnelse till licenshavaren om dennes skyldighet att känna till och följa de regler som åberopas i anmälan.

När det är relevant ska omfattning, frekvens, antal och belopp anges, till exempel antal kunder som berörs av överträdelsen.

Beskrivning av konsekvenser

Anmälan ska innehålla en beskrivning av konsekvenserna, till exempel om överträdelsen har lett till ekonomisk vinning för licenshavaren eller om överträdelsen har lett till ekonomisk skada för kund eller det anslutna företaget och vilka belopp det är fråga om.

Inga sekretessbelagda uppgifter

För prövning av disciplinärenden behöver normalt inte Swedsec uppgifter om till exempel kunders namn. Information som innehåller sådana sekretessbelagda uppgifter som behöver ta del av för vår prövning, bör därför anonymiseras av företaget.
GDPR ställer krav på att personuppgifter behandlas endast i den mån det finns lagliga skäl för det. Det är därför viktigt att fundera över om varje personuppgift är nödvändig att nämna i ärendet eller inte.

Checklista för anmälan av överträdelser

Handläggning av disciplinärenden

Skriftväxling i ärendet

Swedsec kommer att skicka anmälan och bilagor till licenshavaren med vanlig post. Om licenshavaren önskar besvara anmälan måste denne registrera sig i Admincontrol. Licenshavaren laddar upp sitt svar i Admincontrol. Kontaktpersonen får ett e-postmeddelande från Admincontrol om att det kommit in ett svar i ärendet. Efter inloggning kan kontaktpersonen läsa licenshavarens svar och ladda upp eventuella ytterligare skrivelser.

Efter avslutad skriftväxling

All ytterligare kommunikation i ärendet mellan Swedsec, Swedsecs disciplinnämnd, licenshavaren och företaget kommer att ske i Admincontrol.

Utkast för synpunkter

När skriftväxlingen är avslutad gör Swedsec en sammanställning av ärendet för att säkerställa att allt är korrekt uppfattat. Av sammanställningen framgår företagets anmälan, licenshavarens eventuella svar, relevanta interna och externa regler, tidigare praxis från disciplinnämnden och vårt förslag till påföljd.
Sammanställningen kommuniceras med företaget och licenshavaren via Admincontrol. Företagets och licenshavarens eventuella synpunkter laddas upp i ärendet via Admincontrol.

Om vi bedömer att anmälan skulle kunna leda till en disciplinpåföljd lämnas ärendet därefter över till Swedsecs disciplinnämnd för avgörande.

Beslut från disciplinnämnden

När disciplinnämnden har avgjort ärendet kommer beslutet att kommuniceras med kontaktpersonen och licenshavaren via Admincontrol.